¿Cómo tributan las cestas de Navidad?

Para que un detalle con los trabajadores y clientes de una empresa no se convierta en un problema con Hacienda, conviene conocer dónde contabilizar las cestas de Navidad y cómo hacerlo correctamente.

La principal duda gira siempre en torno a si es posible desgravar estos regalos navideños a los empleados. Para ello vamos a tratar de aclarar cómo tributan las cestas de Navidad para que todo quede reflejado a efectos fiscales.

Lo primero es partir de la premisa de que los regalos a empleados sí tributan. Por ello, conviene conocer ciertas peculiaridades tras la entrada en vigor de la Reforma Fiscal en enero de 2015. La nueva Ley 27/2014 del Impuesto de Sociedades, en su artículo 15, establece que no serán gastos fiscalmente deducibles los donativos y liberalidades. Ahora bien, también fija algunas excepciones que afecta directamente a este tipo de obsequios.

En relación con los trabajadores, las cestas de Navidad son consideradas como gasto deducible a efectos del Impuesto de Sociedades cuando forman parte de los usos y costumbres de la empresa. El primero año, por tanto, no se considera un gasto deducible. A partir del segundo año sí se podrá avalar. Además, también serán deducibles los gastos por atenciones a clientes o proveedores y aquellos desembolsos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios.

Para poder deducir las cestas de Navidad debe justificarse el pago. Esto precisa de documentos para probar que se trata de una costumbre en la empresa. Este regalo a los empleados debe tratarse como una retribución en especie, según establece la ley. Si las empresas se han deducido este gasto en el Impuesto de Sociedades deberá reflejarse en nómina esta retribución en especie. También deberá consignarse cuando se realice el certificado de retenciones de cada empleado, liquidando el correspondiente IRPF a Hacienda por parte de la empresa.

Del mismo modo, deberá incluirse entre los rendimientos en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales (modelo 111) como en la anual (modelo 190).

El artículo 96 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es claro. Establece que no pueden considerarse como gastos deducibles las cuotas soportadas en la adquisición de bienes o servicios para clientes, asalariados o terceros. Dicho esto, el IVA de las cestas de Navidad no es deducible, pero como casi siempre ocurre hay un matiz. No se refiere a obsequios como objetos publicitarios o muestras gratuitas que no supere el coste de 90,15 euros. De este modo, si la cesta lleva el logo de la empresa y no supera la cantidad establecida podrá deducirse el IVA.

En el caso de adquirir cestas de Navidad para regalar a clientes, colaboradores o proveedores cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones si vas a desgravar la compra:

• Es imprescindible reflejar en la factura que se trata de un regalo personalizado. Por tanto llevará el logo y/o el nombre de la empresa. Reclama este apunte para que quede perfectamente justificado ante la Agencia Tributaria.
• Desde el 1 de enero de 2015, la deducción por gastos a clientes o proveedores está limitada al 1% del importe neto de la cifra de negocio del periodo impositivo correspondiente. Esto implica que en caso de querer deducir todos los gastos es preciso ajustar la partida correspondiente.

El procedimiento correcto de contabilizar las cestas de Navidad es en la cuenta 649 correspondiente a otros gastos sociales. Es probable que encontrar otros criterios que encajen pero así es como se debe hacer. Se trata de gastos de naturaleza social realizados por la empresa.